Primera Semana del AEP: La Lista de Ejecución.

Nuestra lista pre-AEP era sobre preparación — certificaciones, contratos con aseguradoras, la auditoría de cartera. Todo eso tenía como plazo el 14 de octubre. Esta es la otra mitad: lo que las reglas realmente permiten y exigen ahora que la ventana está abierta, durante las tres semanas en las que se decide la mayor parte de su año. Cada regla de abajo está citada a la sección que la contiene, porque el error de cumplimiento más común en octubre no es violar una regla. Es seguir una versión de una regla que ya fue reemplazada.

El AEP corre del 15 de octubre al 7 de diciembre, bajo 42 CFR § 422.62(a)(2)(iii). Son 54 días, y es la única ventana de inscripción que tendrá la mayor parte de su cartera.

¿Es Usted un TPMO? Sí — y Eso Cambia Cuatro Cosas

Si usted es un agente independiente que recibe compensación, usted es una third-party marketing organization según la definición de CMS. Esta es la idea equivocada más común en el campo, y todo lo demás en este artículo se deriva de ella.

La definición en 42 CFR § 422.2260 es explícita. Un TPMO significa "organizaciones e individuos, incluidos agentes y corredores independientes, que reciben compensación para realizar funciones de generación de prospectos, mercadeo, ventas e inscripción como parte de la cadena de inscripción". No solo los centros de llamadas. No solo los vendedores de prospectos. Usted.

Los agentes suelen leer "third-party marketing organization" como la descripción de alguien más arriba en la cadena — la entidad que les vendió el prospecto — y concluyen que las reglas de TPMO son el problema de cumplimiento de otro. No lo son. Cuatro requisitos le aplican directamente: el aviso, la regla de grabación, las revelaciones de generación de prospectos, y la restricción para compartir datos del beneficiario. Cada uno está abajo.

¿Qué Puede Hacer Entre el 1 y el 15 de Octubre?

Mercadear los planes del próximo año, pero no inscribir a nadie en ellos. Son dos permisos distintos con dos fechas distintas, y confundirlos es el error de la primera semana que genera quejas.

Sobre el mercadeo: 42 CFR § 422.2263(a) establece que las organizaciones "pueden comenzar a mercadear las ofertas del año de plan prospectivo el 1 de octubre de cada año para el siguiente año de contrato", y pueden mercadear el año actual y el prospectivo simultáneamente "siempre que los materiales indiquen claramente de qué año se está hablando". Así que la conversación sobre planes 2027 está permitida desde el 1 de octubre — siempre que su cliente pueda distinguir de qué año de plan usted habla.

Sobre la inscripción: el período anual coordinado de elección no abre hasta el 15 de octubre. Una elección para el año de plan 2027 hecha antes de esa fecha no es una elección válida del AEP. La regla práctica para la primera mitad de octubre es que usted puede educar, comparar y agendar, y no puede tomar la solicitud.

Esa brecha es también donde corresponde el trabajo del aviso y del Scope of Appointment. Las citas agendadas y con alcance definido en las primeras dos semanas de octubre son citas que usted puede ejecutar el 15 de octubre, en lugar de pasar el 15 de octubre agendándolas.

¿Tiene Que Grabar sus Llamadas de Venta de Medicare?

Sí, y el período de retención es más largo de lo que la mayoría de los agentes supone. 42 CFR § 422.2274(g)(2)(ii) exige que "todas las llamadas de mercadeo y ventas, incluida la porción de audio de las llamadas realizadas mediante tecnología basada en la web, deben grabarse y retenerse en su totalidad por un período mínimo de 6 años".

Tres detalles dentro de esa oración hacen trabajo real:

• "En su totalidad." No la porción de inscripción. No desde el punto en que empieza la solicitud. La llamada completa.
• Las llamadas por web cuentan. La porción de audio de una cita por video es una llamada grabada bajo esta regla.
• Seis años, con una regla de formato adentro. La regulación especifica que "durante los primeros 3 años del período de retención, los registros deben mantenerse en formato de audio", y que para los años cuatro a seis pueden conservarse en audio o como "grabaciones de transcripción completas y exactas".

Si su sistema de grabación es una aplicación de teléfono cuyo almacenamiento se sobrescribe, usted no tiene un plan de retención que cumpla — tiene el hábito de grabar. La diferencia entre esas dos cosas se vuelve visible solo cuando llega una queja, que normalmente es mucho después de que el audio desapareció. Vale corregirlo esta semana en lugar de descubrirlo en el tercer año.

El Aviso de TPMO, Palabra por Palabra

Este es contenido estandarizado bajo 42 CFR § 422.2267(e)(41), lo que significa que la redacción no le corresponde mejorarla. Hay dos versiones, y cuál usar depende de si usted vende para todas las organizaciones Medicare Advantage del área de servicio.

Si usted no ofrece todos los planes del área, el aviso es: "We do not offer every plan available in your area. Currently we represent [insert number of organizations] organizations which offer [insert number of plans] products in your area. Please contact Medicare.gov or 1-800-MEDICARE to get information on all of your options."

Si usted sí vende para todas las organizaciones Medicare Advantage del área de servicio, es: "Currently we represent [insert number of organizations] organizations which offer [insert number of plans] products in your area. You can always contact Medicare.gov or 1-800-MEDICARE for help with plan choices."

Nota sobre el idioma: el texto citado arriba es el contenido estandarizado tal como aparece en la regulación, en inglés. Para una conversación en español, use la versión en español que su aseguradora haya aprobado — el contenido estandarizado no es algo que usted traduzca por su cuenta.

El requisito aplica a cualquier TPMO que venda en nombre de más de una organización Medicare Advantage, y la regulación es específica sobre la entrega. Debe ser comunicado verbalmente durante las llamadas de venta antes de la discusión de cualquier beneficio — no al final, no después de la comparación de planes. También debe comunicarse electrónicamente en correo electrónico, chat en línea u otra comunicación electrónica, mostrarse de forma prominente en los sitios web del TPMO, e incluirse en los materiales de mercadeo que usted desarrolle, use o distribuya, incluidos los impresos y la televisión.

Los dos números entre corchetes son específicos de sus nombramientos en esa área de servicio, y cambian conforme cambian sus contratos. Un agente que agrega aseguradoras a mitad de temporada y sigue recitando los conteos del mes pasado está recitando un aviso inexacto. Verifique las cifras que usa contra sus nombramientos actuales hoy, y otra vez si agrega un contrato.

Scope of Appointment: Lo Que Realmente Dice la Regla Actual

Dos requisitos, una regla de tiempo, y una condición muy repetida que no está en la regulación actual.

Bajo 42 CFR § 422.2274(b)(3), los agentes deben "obtener y documentar un Scope of Appointment antes de una cita de mercadeo personal". 42 CFR § 422.2264(c)(3)(i) agrega el requisito de forma: el agente "debe acordar y registrar el Scope of Appointment con el beneficiario", y "el Scope of Appointment debe ser por escrito para las citas de mercadeo personal en persona".

• Debe existir antes de la cita. Un alcance acordado en la mesa de la cocina, cuando la cita empieza, no es antes de la cita.
• Por escrito para las citas en persona. El requisito de forma escrita es específico para las citas en persona.
• Es válido por 12 meses después de la fecha de firma del beneficiario o de la fecha de su solicitud inicial de información, según § 422.2264(c)(3)(iii)(A).
• Las líneas de negocio nuevas necesitan un alcance nuevo. Bajo § 422.2264(c)(3)(iii)(B), mercadear líneas relacionadas con la salud que no se identificaron antes de la cita requiere un Scope of Appointment separado que las identifique, válido también por 12 meses.
• Las citas telefónicas y sin previo aviso están incluidas. § 422.2274(c)(9)(ii) exige que los planes confirmen que los agentes "completen apropiadamente los registros de Scope of Appointment para todas las citas de mercadeo personal (incluidas las telefónicas y las de visita sin cita)".

Ahora la parte en la que vale ser cuidadoso. Muchos agentes todavía describen un período de espera obligatorio — comúnmente mencionado como 48 horas — entre el alcance firmado y la cita. Ningún período de espera así aparece en el texto actual de § 422.2264 ni de § 422.2274. El requisito actual es que el alcance se acuerde y se registre con antelación, sin intervalo mínimo especificado. Le estamos diciendo lo que la regulación dice hoy, no lo que ha dicho en otros momentos, y la sección tiene una enmienda tan reciente como abril de 2026.

Eso no es permiso para ser descuidado. Las aseguradoras pueden imponer, y de hecho imponen, estándares contractuales más estrictos que la regulación, y una aseguradora que exige un período de espera puede hacérselo cumplir independientemente de lo que exija CMS. Confirme el estándar que aplican sus aseguradoras específicas a través de su FMO antes de confiar en el mínimo regulatorio.

Lo Que No Puede Hacer

Las prohibiciones que generan más quejas, cada una con su cita. Ninguna de estas es cuestión de criterio.

• Nada de comidas. § 422.2263(b)(3) prohíbe proporcionar comidas a posibles afiliados "independientemente de su valor". Los regalos se limitan a un valor nominal, deben ofrecerse sin considerar si el beneficiario se inscribe, y nunca pueden ser efectivo ni un reembolso monetario, según § 422.2263(b)(2).
• Nada de llamadas en frío, mensajes de texto, mensajes de voz ni robocalls. § 422.2264(a)(2)(iv) cubre la solicitación telefónica no solicitada y nombra los casos límite de forma explícita: llamadas basadas en referencias, llamadas a beneficiarios que asistieron a un evento de ventas salvo que hayan dado permiso expreso, y llamadas a posibles afiliados para confirmar que recibieron información enviada por correo. Devolver una llamada o llamar a alguien que completó una tarjeta de respuesta comercial no es no solicitado.
• Nada de puerta a puerta, ni trabajar el vestíbulo. § 422.2264(a)(2)(i) prohíbe la solicitación no solicitada puerta a puerta, incluido dejar materiales — excepto que se puede dejar información cuando la cita estaba previamente agendada y el beneficiario no está en casa. § 422.2264(a)(2)(ii) prohíbe por separado acercarse a los afiliados "en áreas comunes como estacionamientos, pasillos y vestíbulos".
• Nada de mensajes directos en redes sociales. § 422.2264(a)(2)(iii).
• Nada de venta cruzada de productos no relacionados con la salud. § 422.2263(b)(4) prohíbe mercadear productos no relacionados con el cuidado de la salud durante cualquier actividad o presentación de ventas de Medicare Advantage, y § 422.2264(c)(3)(iii)(C) nombra específicamente las anualidades para las citas de mercadeo personal.
• Nada de hojas de registro obligatorias en eventos de mercadeo. § 422.2264(c)(2)(iii)(A) prohíbe exigir hojas de registro o exigir que los asistentes proporcionen su información de contacto como requisito para asistir a un evento. El mismo párrafo prohíbe los exámenes o encuestas de salud usados para seleccionar a un subconjunto de asistentes — lo que CMS llama cherry-picking.
• Los pagos por referencia tienen tope. § 422.2274(f) limita el pago por una referencia a $100 para un plan Medicare Advantage o MA-PD y $25 para un PDP.

Una más que sorprende a los agentes que compran o intercambian prospectos: bajo § 422.2274(g)(4), los datos de un beneficiario que un TPMO recopila para mercadeo o inscripción pueden compartirse con otro TPMO solo con consentimiento previo expreso por escrito, obtenido mediante una revelación clara y visible que liste cada entidad que recibirá los datos y permita al beneficiario consentir o rechazar entidad por entidad. Una casilla de consentimiento genérica no cumple con eso.

Y si usted organiza eventos educativos: § 422.2264(c)(1) prohíbe mercadear planes o beneficios específicos en ellos, y § 422.2264(c)(1)(iii) prohíbe distribuir o aceptar solicitudes. Usted puede poner a disposición formularios de Scope of Appointment y responder preguntas iniciadas por el beneficiario. Si un evento de mercadeo sigue a uno educativo, hay que avisar a los asistentes que la porción educativa está terminando y darles una oportunidad real de salir primero.

¿Quién Recibe la Primera Llamada?

No su mejor prospecto. Su cliente más afectado.

El orden de prioridad que protege más ingresos es el que empieza con los clientes cuyo plan está cambiando debajo de ellos, porque esos son los clientes con un plazo y con una razón para hablar con quien llame primero. Si usted trabajó las cartas ANOC en septiembre, esa lista ya existe. Si el plan de un cliente no se renueva, tiene un período de elección especial que corre del 8 de diciembre al último día de febrero — pero su opción de AEP cierra el 7 de diciembre, y el AEP normalmente le da mejor inventario que una carrera en febrero.

También hay una razón de compensación para secuenciarlo así, y vale entenderla antes de mover a nadie. Bajo § 422.2274(d)(5)(ii)(A), un cambio de plan dentro de los primeros tres meses de inscripción activa la recuperación de compensación por desafiliación rápida, y § 422.2274(d)(5)(iv)(A) especifica que cuando aplica, "debe recuperarse la compensación completa". No prorrateada. Toda.

La regulación luego establece las excepciones que importan en octubre. La recuperación no aplica cuando un beneficiario se inscribió con vigencia del 1 de octubre, 1 de noviembre o 1 de diciembre y luego usa el AEP para cambiar con vigencia del 1 de enero — § 422.2274(d)(5)(iii)(A). Tampoco aplica cuando el cambio sigue a una terminación de plan, una no renovación o una sanción impuesta por CMS, bajo § 422.2274(d)(5)(iii)(B)(4). Así que el cliente afectado que usted mueve durante el AEP es el movimiento seguro. El cliente satisfecho que usted mueve en febrero sin una razón documentada es el que puede costarle la comisión completa.

Y luego el grupo que la mayoría de los agentes se salta: el cliente cuyo plan no cambió y que no necesita nada. Una llamada de tres minutos para confirmarlo es la retención más barata disponible en toda la temporada, y es la llamada que su competidor no está haciendo. La compensación por renovación es la mitad silenciosa de este negocio — CMS publica topes, no garantías, y mantenemos las cifras actuales en nuestro desglose de compensación — pero solo se acumula sobre una cartera que se queda.

Una Estructura para el 15 al 31 de Octubre

No es una receta, porque las carteras difieren. Un punto de partida defendible:

• 15 al 17 de octubre — la lista de afectados. Primero las no renovaciones y las reducciones de área de servicio, luego los cambios materiales de beneficios o de formulario que salieron en los ANOC. Estos clientes tienen la razón más clara para actuar y el mayor riesgo de actuar con alguien más.
• 18 al 24 de octubre — el resto de la cartera con cambios. Movimientos de prima y de costos compartidos, cambios de red, cambios de niveles de medicamentos. Confirme que el plan todavía sirve antes de suponer que sí.
• 25 al 31 de octubre — negocio nuevo y las llamadas sin cambios. Referencias y consultas entrantes que dejó pendientes, intercaladas con las llamadas cortas de confirmación a los clientes cuya cobertura está estable.

¿Empezando después del 15? Mantenga el orden y comprima el calendario — lo que protege la cartera es la secuencia, no las fechas.

Dos notas de proceso que se pagan solas. Registre qué conversación tuvo cada cliente, en un solo campo del CRM, durante la llamada — a finales de noviembre usted no recordará con cuál de trescientos clientes ya habló, y llamar dos veces se lee como desorganización mientras no llamar se lee como ausencia. Y mantenga la mecánica del aviso y del alcance frente a usted en lugar de en la memoria: el aviso antes de cualquier discusión de beneficios, el alcance antes de cualquier cita personal, la grabación corriendo durante toda la llamada.

Si está verificando una regla a toda velocidad entre citas, AskRamona — nuestro asistente de inteligencia artificial, gratis para agentes y disponible en inglés y español — está hecho para ese tipo de consulta. Confirme cualquier cosa que vaya a llegar a un cliente contra la regulación misma, los documentos del plan o el área de cumplimiento de su FMO. Esa regla aplica para toda herramienta, incluida la nuestra.

En Resumen

Tres cosas vale llevarse al 15 de octubre. Usted es un TPMO, lo que significa que el aviso, la regla de grabación de seis años y la restricción para compartir datos son suyas y no de su upline. El reglamento que lo obliga es 42 CFR Parte 422 Subparte V tal como se lee ahora — enmendada en abril de 2026 — y no un PDF de orientación de 2022 que CMS misma describe como carente de fuerza de ley. Y la primera llamada le pertenece al cliente cuyo plan cambió, tanto porque tiene un plazo como porque las propias excepciones de recuperación de la regulación hacen que ese sea el movimiento que usted puede defender.

El resto es ejecución. Cincuenta y cuatro días, una ventana, y una cartera que en buena medida se renueva sola si la gente que está en ella escucha de usted antes de escuchar de alguien más.